Whistleblowerordningen i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen giver mulighed for, at myndighedens ansatte og faste samarbejdspartnere m.fl. kan indsende oplysninger om ulovlige eller kritisable forhold til en upartisk enhed i styrelsen uden at skulle frygte for negative konsekvenser som følge af indberetningen.
Indberetning kan ske skriftligt via styrelsens digitale whistleblowerportal, hvor du har mulighed for at være anonym. Du kan også sende oplysningerne ved brev til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, att.: Whistleblowerenheden, Haraldsgade 53, 2100 København Ø. Styrelsen anbefaler ikke indsendelse af oplysninger via almindelig mail, idet der sædvanligvis ikke sker kryptering.
Ved indberetning via whistleblowerportalen vil du modtage en kvittering på skærmen sammen med en 16-cifret nøglekode, som du skal gemme, idet koden af sikkerhedsmæssige årsager ikke kan gendannes. Med denne nøglekode kan du tilgå din indberetning og kommunikere med medarbejderne i whistleblowerenheden.
Du har endvidere mulighed for at foretage indberetning til den eksterne whistleblowerordning, som varetages af Datatilsynet. Du er ikke forpligtet til at bruge styrelsens whistleblowerordning, før du bruger den eksterne ordning. Styrelsen skal imidlertid opfordre til, at du indberetter til styrelsens interne ordning, hvis en eventuel overtrædelse kan imødegås effektivt internt, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier ved at bruge den interne ordning.
Det er en forudsætning for at opnå beskyttelse som whistleblower, at du har rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger er korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne falder ind under lovens anvendelsesområde. Du skal som whistleblower med andre ord have været i ”god tro” om oplysningernes rigtighed. Bevidst indberetning af urigtige oplysninger kan straffes med bøde.
Se spørgsmål og svar om whistleblowerordningen
Formålet med whistleblowerordningen
Whistleblowerordningen i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen giver mulighed for, at ansatte og faste samarbejdspartnere m.fl. kan gøre opmærksom på mulige ulovlige og kritisable forhold uden at skulle frygte for repressalier. Målet er at opdage og tage hånd om eventuelle forhold, som styrelsen ikke får kendskab til via andre eksisterende kanaler.
Ordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen, som også omfatter kommunikation om eventuelle fejl og utilfredsstillende forhold.
Ordningen begrænser ikke offentligt ansattes ytringsfrihed.
Hvem kan bruge whistleblowerordningen?
Følgende persongrupper kan foretage indberetning til whistleblowerordningen i styrelsen:
- Alle ansatte i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
- Frivillige samt lønnede eller ulønnede praktikanter i styrelsen
- Tidligere ansatte i styrelsen, hvis indberetningen omhandler oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af under sin ansættelse, som siden er ophørt
- Personer, hvis arbejdsforhold endnu ikke er påbegyndt, og indberetningen omhandler oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre førkontraktuelle forhandlinger. Det gælder både personer, som på et senere tidspunkt ansættes, og personer, som ikke opnår ansættelse
- Samarbejdspartnere, som styrelsen har et kontinuerligt og formaliseret samarbejde med, herunder leverandører af varer og tjenesteydelser
- Personer, der arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører til styrelsen.
Hvad kan indberettes?
Whistleblowerordningen omfatter oplysninger om forhold, som vedrører overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i styrelsen.
Overtrædelser af EU-retten
Du kan indberette oplysninger om overtrædelser af EU-retten inden for bl.a. følgende områder:
- Offentligt udbud
- Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger og netværks- og informationssystemers sikkerhed
- Sikkerhedskrav i den maritime sektor, bl.a. reguleret ved minimumsuddannelsesniveauet for søfartserhverv
- Overtrædelser, der skader EU´s finansielle interesser
- Overtrædelser relateret til det indre marked, herunder overtrædelser af EU´s konkurrence- og statsstøtteregler.
Alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold
Ordningen omfatter endvidere indberetninger om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold. Det omfatter både overtrædelser af dansk ret og overtrædelser af de dele af EU-retten, som ikke er omfattet af whistleblowerdirektivets anvendelsesområde. Endelig omfatter ordningen indberetninger af øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovbestemmelse.
Kriteriet ”alvorlig” lovovertrædelse eller øvrige ”alvorlige forhold” betyder, at der som udgangspunkt skal være tale om oplysninger, som er i offentlighedens interesse. Det vil være en konkret vurdering i hver enkelt sag, om der er tale om sådanne forhold.
Som eksempler kan nævnes:
- Strafbare forhold, som f.eks. tyveri, underslæb, dokumentfalsk, bedrageri, mandatsvig og bestikkelse
- Tilsidesættelse af tavshedspligter
- Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsloven, offentlighedsloven og databeskyttelseslovgivningen
- Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, som f.eks. krav om saglighed og magtfordrejningsgrundsætningen
- Bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere
- Grovere eller gentagne overtrædelser af interne retningslinjer om f.eks. tjenesterejser, gaver eller regnskabsaflæggelse
- Grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold
- Seksuel chikane, som defineret i ligebehandlingsloven. Dvs. enhver form for uønsket verbal, ikkeverbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima
- Alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring.
Forhold du ikke kan indberette om
Oplysninger om følgende forhold vil typisk ikke være omfattet af ordningen:
- Overtrædelser af bagatelagtig karakter.
- Overtrædelser af interne retningslinjer om f.eks. sygefravær, rygning, alkohol og privat brug af kontorartikler.
- Indberetninger om dit eget ansættelsesforhold, medmindre der er tale om alvorlig lovovertrædelse eller et i øvrigt alvorligt forhold som f.eks. seksuel chikane.
Det betyder, at tvister mellem medarbejdere, samarbejdsvanskeligheder eller forhold, der hører under det fagretslige system, som udgangspunkt falder uden for ordningen. Du kan indgive oplysninger om sådanne forhold til din nærmeste leder, HR-afdelingen, arbejdsmiljørepræsentanten eller din tillidsrepræsentant.
Endelig finder whistleblowerordningen ikke anvendelse på følgende:
- Indberetninger af klassificerede oplysninger omfattet af Justitsministeriets sikkerhedscirkulære (cirkulære nr. 10338 af 17. december 2014 om sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene).
- Oplysninger omfattet af advokaters tavshedspligt.
- Oplysninger om sundhedspersoners tavshedspligt.
- Oplysninger om rettens rådslagning og afstemning, som er omfattet af tavshedspligt.
- Overtrædelser af udbudsreglerne vedrørende forsvars- eller sikkerhedsmæssige aspekter, medmindre forholdet omhandler overtrædelser af EU-retten omfattet af whistleblowerdirektivets anvendelsesområde.
- Sager inden for strafferetsplejen.
Hvordan indsender jeg oplysninger?
Styrelsen modtager kun skriftlige indberetninger. Du kan indsende dine oplysninger via vores digitale whistleblowerportal eller ved brev til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, att.: Whistleblowerenheden, Haraldsgade 53, 2100 København Ø.
Styrelsen anbefaler, at du undgår at indsende oplysninger via almindelig mail over det åbne internet, idet der sædvanligvis ikke sker kryptering.
Ved indberetning via whistleblowerportalen vil du modtage en kvittering på skærmen. På kvitteringen er angivet en 16-cifret nøglekode, som du bør gemme, idet koden af sikkerhedsmæssige årsager ikke kan genskabes.
Med nøglekoden kan du tilgå din indberetning og kommunikere med medarbejderne i whistleblowerenheden.
Hvis du indberetter anonymt, vil whistleblowerenhedens kommunikation med dig alene kunne ske via whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at du jævnligt logger ind for at følge sagens udvikling og læse eventuelle beskeder til dig.
Anonymitet
Du har mulighed for at indberette anonymt. Det kan du gøre ved at indsende oplysningerne via whistleblowerportalen, hvor whistleblowerenheden kan fortsætte kommunikationen med dig anonymt. Du kan læse mere under linket ”Hvordan indsender jeg oplysninger?”.
Du indberetter også anonymt via whistleblowerportalen, hvis du anvender IT-udstyr fra din arbejdsplads og/eller sender oplysningerne via arbejdspladsens netværk.
Ønsker du anonymitet, skal du være opmærksom på ikke at indgive oplysninger i indberetningen, der kan henføres til dig. Dette gælder også i eventuelle vedhæftede dokumenter.
Hvem behandler min indberetning?
Indberetningen behandles af få udvalgte medarbejdere i styrelsens whistleblowerenhed. Enheden er upartisk i forhold til styrelsens opgavevaretagelse og uafhængig af den daglige ledelse.
Hvis en indberetning vedrører styrelsens direktør, departementschefen eller ministeren, sendes indberetningen til behandling hos en ekstern tredjepart.
Tavshedspligt
Medarbejderne i whistleblowerenheden har en særlig tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der indgår i indberetningen, herunder oplysninger om whistleblowerens identitet. Læs mere under linket ”Hvordan behandles min indberetning”.
Den særlige tavshedspligt indebærer bl.a., at offentligheden ikke vil kunne få aktindsigt i de oplysninger, der indgår i indberetningen. Du kan læse mere herom under linket "Aktindsigt".
Hvordan behandles min indberetning?
Når whistleblowerenheden har modtaget din indberetning, vil du inden for 7 dage modtage en kvitteringsskrivelse med angivelse af den forventede sagsbehandlingstid.
Whistleblowerenheden vil hurtigst muligt og inden for almindelig kontortid se på henvendelsen og foretage en indledende vurdering af sagen.
Hvis indberetningen falder uden for ordningens anvendelsesområde, vil du blive orienteret herom og vejledt om, hvor du eventuelt i stedet kan rette henvendelse.
Hvis der er grundlag for at gå videre med indberetningen, iværksætter whistleblowerenheden en nærmere undersøgelse af forholdet. Det vil bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, hvordan sagen bedst muligt håndteres. Det kan f.eks. være relevant at inddrage oplysninger internt fra styrelsen, ligesom der kan være brug for at stille dig spørgsmål.
I visse tilfælde kan en undersøgelse af forholdet medføre, at oplysninger fra indberetningen videregives til en anden relevant myndighed, f.eks. politiet. Du vil som udgangspunkt blive underrettet forud for en sådan videregivelse, medmindre det vurderes at ville bringe en undersøgelse eller retssag i fare.
Oplysninger om din identitet kan som udgangspunkt ikke videregives til andre uden for whistleblowerenheden uden dit udtrykkelige samtykke.
Når sagen er afsluttet, vil whistleblowerenheden orientere whistlebloweren og eventuelle berørte personer herom og eventuelt om sagens udfald.
Feedback til whistleblower
Du vil hurtigst muligt og senest 3 måneder efter styrelsens bekræftelse af modtagelse af din indberetning modtage feedback om sagens behandling og eventuelt resultater. Tilbagemeldingen vil ske under iagttagelse af gældende lovgivning, herunder lovbestemte tavshedspligtregler.
Hvis det under konkrete omstændigheder ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil du blive orienteret herom, og om hvornår eventuel yderligere feedback kan forventes.
Beskyttelse af whistleblower
En whistleblower, der i god tro indberetter oplysninger, kan ikke ifalde ansvar for at have skaffet sig adgang til og afsløret de oplysninger, der indberettes om, medmindre oplysningerne er anskaffet på strafbar vis.
En whistleblower er endvidere beskyttet mod repressalier forbundet med indgivelse af indberetningen. Det betyder, at en whistleblower ikke må udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg herpå, i anledning af en indberetning.
Hvis du oplever at blive mødt med repressalier som følge af en indberetning, kan du rette henvendelse til whistleblowerenheden, din tillidsrepræsentant eller faglige organisation.
En whistleblower, der har været ude for repressalier som følge af en indberetning, har krav på godtgørelse for følgerne af repressalierne. Det er en betingelse, at indberetningen er foretaget i overensstemmelse med whistleblowerloven.
Andre fysiske og juridiske personer, som f.eks. formidlere og tredjeparter med forbindelse til whistlebloweren, er tilsvarende beskyttet mod repressalier.
Hvilke rettigheder har whistleblower og berørte personer?
De almindelige forvaltningsretlige regler finder tillige anvendelse i forhold til håndtering af indberetninger. En indberetning vil imidlertid ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren eller berørte personer bliver part i sagen og opnår partsrettigheder.
Databeskyttelsesreglerne finder anvendelse på alle de personoplysninger, der behandles i sagen. De personer, der behandles oplysninger om, har efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven en række rettigheder. Det gælder f.eks. retten til at få at vide, hvilke oplysninger der behandles om én selv. Endvidere kan vedkommende gøre indsigelse mod behandlingen af oplysninger samt anmode om, at oplysninger slettes, berigtiges eller begrænses.
Aktindsigt
Den særlige tavshedspligt indebærer, at oplysninger i indberetninger, som er omfattet af whistleblowerlovens område, ikke er undergivet aktindsigt efter offentlighedsloven. Det betyder bl.a., at offentligheden ikke vil kunne få aktindsigt i sådanne oplysninger.
Den berørte person, der måtte være part i en whistleblowersag, har heller ikke ret til aktindsigt (partsaktindsigt) i whistleblowerens identitet og andre oplysninger, der direkte eller indirekte kan identificere whistlebloweren.
Indberetning til ekstern whistleblowerordning i Datatilsynet
Du har også mulighed for at foretage en indberetning til den eksterne whistleblowerordning, der varetages af Datatilsynet. Ordningen omfatter ligeledes bestemte overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold. Du kan indberette telefonisk, skriftligt eller ved fysisk fremmøde i Datatilsynet.
Du er ikke forpligtet til at bruge styrelsens whistleblowerordning, før du bruger den eksterne ordning. Du kan også bruge begge ordninger. Styrelsen opfordrer imidlertid til, at du som whistleblower indberetter til styrelsens ordning, hvis en eventuel overtrædelse kan imødegås effektivt internt, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier ved at bruge den interne ordning.
Behandling af personoplysninger
I forbindelse med indberetningen behandler styrelsen dine personoplysninger.
Årlig offentliggørelse af oplysninger om Uddannelses- og Forskningsstyrelsens whistleblowerordning
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen skal mindst én gang om året informere offentligheden om den generelle aktivitet i styrelsens whistleblowerordning.