Gå til indhold

Økonomisk afrapportering

Find oftest stillede spørgsmål og svar om udformning af regnskaber, revisorerklæringer og medfinansiering

Hvordan skal materialet indsendes?

For alle sager publiceret på e-grant skal der afrapporteres via blanketterne tilknyttet de enkelte bevillingssager. Læs eventuelt mere på vores hjemmeside om e-grant:

Sager, hvor bevillingshaver ikke har fået besked om publicering på e-grant, skal fortsat afrapporterer ved indsendelse af materialet pr. mail til:

I emnefeltet skrives sagsnummer og gerne forkortelsen for råd/program, så henvendelsen hurtigt kan identificeres. Papirmaterialet skal IKKE samtidigt indsendes med almindelig post.


Hvilke tal skal der fremgå af årsregnskabet, hvis bevillingen ikke er administreret af en statsfinansieret selvejende institution?

Som udgangspunkt skal udgiftsposterne i regnskabet afspejle de budgetposter, som er i sidste godkendte budget, f.eks. VIP-løn, TAP-løn, drift. Er der flere partnere i projektet, skal vi ikke have delregnskaber og bilag fra partnere men kun ét samlet regnskab. Bevillingsmodtager samler alle udgifter for eventuelle partnere og indsender det samlede regnskab fordelt på budgetposter. Du kan læse mere i vejledningen til regnskabsskemaet, som findes her:


Hvilke tal skal der fremgå af årsregnskabet, når administrator er en statsinstitution eller en statsfinansieret selvejende institution?

Regnskabet skal ikke afspejle de udgiftsposter, der er angivet i det sidst godkendte budget men skal bestå af to tal:

  • de samlede, forbrugte midler i regnskabsåret
  • de uforbrugte midler fra foregående år

Regnskabsskemaets punkt 7 ("Udgifter sammenlignet med seneste godkendte budget") skal ikke udfyldes, og hvis regnskabsskemaet afkrydses korrekt, forsvinder punkt 7 fra skemaet.

Regnskabsskemaets punkt 19a afspejler, at bevillingshaver bekræfter, at midlerne i det pågældende år er brugt i overensstemmelse med bevillingsgrundlaget.


Er der særlige krav til slutregnskaber?

Senest 3 måneder efter den samlede bevillingsperiodes udløb skal bevillingshaver indsende et slutregnskab for hver bevilling. Slutregnskabet for både nye og ældre bevillinger og for både ramme- og projektbevillinger skal dække hele bevillingsperioden og samtlige udbetalte midler. Der skal ikke udarbejdes et separat årsregnskab for sidste finansår i bevillingsperioden, det indarbejdes i slutregnskabet.

Når der aflægges regnskab, skal nyeste version af regnskabsskemaet benyttes. Vejledningen til regnskabsskemaet beskriver, hvilke krav regnskabet skal opfylde.


Hvordan skal årsregnskabet for en projektbevilling opstilles?

Hvilke udgiftsposter skal med?

Regnskabet skal være opdelt i de samme budgetposter, som budgettet i bevillingsgrundlaget eller et senere godkendt budget. Se i vejledningen til regnskabsskemaet.


Jeg har som privatperson fået en projektbevilling, hvordan skal jeg aflægge regnskab? Hvilken dokumentation skal jeg vedlægge?

Regnskabet skal være opdelt i de budgetposter, som fremgår af budgettet i bevillingsgrundlaget eller et senere godkendt budget. Se 'Projektbevillinger administreret af privatpersoner' og 'Vilkår for bevillinger', hvor de forskellige dokumentationskrav er uddybet.

Vi skal endvidere have en scannet version af de krævede originalbilag sammen med regnskabet.


Hvorfor returneres regnskaber med fejl?

Hvis vi modtager regnskaber med formelle problemer og fejl, vil vi returnere dem kort tid efter modtagelsen og bede om, at der udarbejdes et nyt regnskab eller at der rettet op på de mangler der måtte være (f.eks. underskrift(er)). På den måde undgår I og vi, at de samme fejl gentages i regnskaberne år efter år.

Returneres et regnskab, når det er blevet behandlet, vil det fremgå af meddelelsen, hvad problemet er, og hvad der skal gøres ved det.


Hvor stort et uforbrugt beløb må der være ved årets udgang?

Det kommer an på størrelsen på din bevilling. For bevillinger, der er mindre end 3 mio. kr., er der ingen grænse, da hele bevillingen udbetales på én gang. For bevillinger, der administreres af en offentlig institution, må der stå op til 1 mio.kr. på kontoen, hvis den samlede bevilling er på 3-10 mio. kr. For bevillinger, der er større end 10 mio.kr., må der stå op til 3 mio. kr. på projektkontoen.

For bevillinger, der administreres af privatpersoner eller private virksomheder/organisationer må der højest stå 100.000 kr. på projektkontoen uanset bevillingens størrelse. Hvis et årsregnskab for en bevilling viser, at der ved regnskabsårets afslutning er et uforbrugt beløb, der overstiger det angivne loft for uforbrugte midler, skal bevillingens udbetalingsprofil ændres. Skemaet, der skal udfyldes og indsendes i den sammenhæng, findes her:


Kan jeg indsende mit regnskab elektronisk?

Ja. Det udfyldte regnskabsskema printes ud og underskrives (der kræves som regel to underskrifter).

For alle sager publiceret på e-grant skal der afrapporteres via blanketterne tilknyttet de enkelte bevillingssager. Læs eventuelt mere på vores hjemmeside om e-grant:

Sager, hvor bevillingshaver ikke har fået besked om publiceringen, skal fortsat afrapporteres ved at sende en mail med materialet til:


Hvordan skal der redegøres for medfinansiering?

Hvis der i budgettet, som danner grundlag for bevillingen, er budgetteret med medfinansiering, vil der i bevillingsbrevet stå, at der ved hver regnskabsaflæggelse skal redegøres for den faktiske medfinansiering. Det betyder, at der sammen med årsregnskabet skal indsendes en oversigt med budgetposterne for medfinansieringen (angivet med tal) og den faktiske medfinansiering for disse budgetposter (angivet med tal). Medfinansieringen skal ikke dokumenteres med bilag.


Jeg har fået en Eliteforsker-pris som tillæg til en almindelig rammebevilling. Hvordan aflægger jeg regnskab for den?

Der aflægges årsregnskab for Eliteforsker-prisen samtidig med, at der aflægges årsregnskab for rammebevillingen. Der opfordres til, at der aflægges ét samlet regnskab. Det letter regnskabsgennemgangen.


Jeg har fået en Sapere Aude bevilling sammen med en almindelig rammebevilling. Hvordan aflægger jeg regnskab for den?

Der aflægges årsregnskab for Sapere Aude bevillingen samtidig med, at der aflægges årsregnskab for rammebevillingen. Der opfordres til, at der aflægges ét samlet regnskab. Det letter regnskabsgennemgangen.

Jeg har fået en bevilling, hvor der er underskudsgaranti.

Hvordan skal jeg aflægge regnskab for den?

Du skal altid bruge det aktuelle regnskabsskema. Regnskabet skal vedlægges et bilag med opgørelse over samtlige indtægter og udgifter i forbindelse med aktiviteten, herunder også eventuel finansiering fra anden side.


Revision - hvornår skal regnskabet revideres af en ekstern revisor?

Der er revisionskrav for alle bevillinger, når administrator er kommunale/regionale/private institutioner og private virksomheder. Der er dog visse beløbsgrænser, hvor revision alligevel ikke er nødvendig:

  • Årsregnskaber for udbetalinger på eller under 500.000 kr. revideres ikke særskilt
  • Årsregnskaber for udbetalinger over 500.000 kr. SKAL altid revideres
  • Slutregnskaber for bevillinger på eller under 500.000 kr. revideres ikke
  • Slutregnskaber for bevillinger over 500.000 kr. eller derover SKAL altid revideres

Hvis administrator er et offentligt dansk hospital, hvilke regler gælder så?

Hospitalerne hører under Danske Regioner og er derfor underlagt regionernes revisionskrav.


Gælder revisionskravet også, når man er én af flere partnere på en bevilling?

Ja. Det er administrators ansvar, at delregnskaber fra øvrige deltagere opfylder revisionskrav jf. afsnittet i Vilkår for bevillinger om regnskaber for bevillinger, der omfatter flere deltagere.

Hvis et hospital er administrator for en bevilling, hvor flere af deltagerne er danske statsinstitutioner - f.eks. universiteter - skal hele regnskabet med de enkelte parter så revideres? Ja, men revisor skal ikke drage på kontrolbesøg hos universiteternes administration. Det gør Rigsrevisionen i forvejen.


Hvornår er påtegning på regnskabet tilstrækkeligt?

Hvis administrator er en statsinstitution og statsfinansieret selvejende institution, skal regnskaberne påtegnes af administrators regnskabschef eller en bemyndiget medarbejder.


Hvad med privatpersoner?

Se afsnittet 'Projektbevillinger administreret af privatpersoner' - hvor der gennemgås, hvornår styrelsen skal have originalbilag. 

Senest opdateret 18. november 2021