Gå til indhold

Administrer projekter for frivillige fra 2022

Har du fået tilskud til et projekt for frivillige i 2022? Her finder du de dokumenter, du skal bruge til at administrere dit tilskud

Kontraktbilag

Din kontrakt henviser til disse tre dokumenter. Det er de regler, du skal følge, når du administrerer projekter for frivillige.


Aftalebilag

Aftalebilag er de dokumenter, du skal bruge til at administrere dit frivillige projekt mellem dig og projektdeltagerne.

"Annex V - Template volunteering agreement" skal anvendes til den aftale, som projektet og den frivillige indgår med hinanden.

"Volunteer Registration Form" skal udfyldes og indsendes til styrelsen på . Dette skal ske i så god tid som muligt før ankomst, idet informationerne bliver anvendt til planlægning af "On-arrival kurser" og "Mid-term evalueringer".


Programme Guide    

Alle regler for et frivilligt projekt 2022 findes i Programme Guide.


Beneficiary Module (BM)

Beneficiary Module (BM) er det system, du skal administrere alle projekter med tilskud fra Det Europæiske Solidaritetskorps, når I har fået bevilget tilskud i 2021 eller 2022.

Bemærk: Hvis du har modtaget tilskud før 2021, skal du anvende Mobility Tool+ til afrapporteringen af dit projekt

Hvis du har spørgsmål til administrationen af jeres projekt i Beneficiary Module eller Mobility Tool+, så kontakt os på 


ORS-Organisation Registration System     

I Organisation Registration System registreres oplysninger om organisationer, der søger om tilskud, eller som er partnere i et projekt under Det Europæiske Solidaritetskorps.

Se her, hvordan du f.eks. ændrer kontaktperson eller uploader dokumenter i Organisation Registration System.


Online Language Support

Online Language Support (OLS) er en hjemmeside, hvor sprogtest- og kursuslicenser administreres. Du kan læse mere om OLS på Europa-Kommissionens hjemmeside.


PASS

”European Solidarity Corps Placement Administration and Support System (PASS)" er det system hvor I som organisation kan søge efter frivillige. Her kan I komme i kontakt med interesserede unge samt sende dem tilbud om et ophold. Det er også her, at I skal matche med dem (ved at sende et tilbud (”offer”)), når begge parter er enige om deltagelse i et projekt.

Du finder en vejledning til PASS samt emailadresse til helpdesk (teknisk support) her:

PASS-vejledning og email til helpdesk

Sådan sender du et tilbud i PASS

Log på PASS og gør følgende:

  • Klik på linket ’Send offer’
  • Indtast en PRN i feltet ‘Participant Reference Number’ og klik på søgeknappen (det er en grøn knap som vises ved siden af PRN feltet)
  • Opret listen ‘Funding programme’, og vælg ‘European Solidarity Corps/ Volunteering – ESC51’
  • Klik på ’Next’
  • Indtast oplysninger i ’Project code’ (2022-1-NA0X-ESC51-XXXXXX)
  • Præcisér start- og slutdato for projektet og detaljer omkring projektet (beskrivelse, tema)
  • Under Lokation skal du beskrive værtsorganisationen (hvis du ikke kan finde det, så ’create’ det) og støtteorganisationen (se den sektion som vises under værtsorganisationen)
  • Gennemgå detaljerne for tilbuddet og send den til deltageren (klik på ’Submit’)”

Forsikring

Ifølge programguiden for det Europæiske Solidaritetskorps 2022 (s. 77-79) skal ALLE deltagere på frivilligprojekter forsikres. Dette sker via forsikringsudbyderen CIGNA (bemærk andre regler for in-country deltagere).

Tilskudsmodtager er ansvarlig for, at deltagere i frivilligprojekter bliver tilmeldt og får en supplerende sundhedsforsikring, inden de påbegynder deres ophold gennem Det Europæiske Solidaritetskorps.

Bemærk at forsikringen er et supplement til henholdsvis det blå EU-sygesikringskort og (i Danmark) det gule sundhedskort. Det er derfor en forudsætning, at deltageren fra lande, der har adgang til det blå sygesikringskort, medbringer dette ved ankomst til Danmark. Det er ligeledes tilskudsmodtagers ansvar at sikre, at alle frivillige får det gule sundhedskort hurtigst muligt efter ankomst. 

Den obligatoriske registrering sker som følger:

Registrering via PASS (overgangsperiode)

I en overgangsperiode, der går indtil slutningen af august 2022, vil deltagere blive registreret hos CIGNA, når vedkommende har accepteret et tilbud om et frivilligophold via PASS. Vedkommende skal registreres senest dagen inden deltagerens afrejse hjemmefra. Men vi opfordrer jer til at sikre, at det sker i god tid inden.

Registrering via Beneficiary Module

Ved ovenstående overgangsperiodes afslutning vil en deltager kun kunne registreres hos CIGNA via Beneficiary Module. Det er vigtigt at deltageren står i ”complete” og at der er tikket af i den lille forsikringsboks i Beneficiary Module. Først derefter sendes deltagerens oplysninger til CIGNA. Vær opmærksom på at det tager 14 dage for oplysningerne at blive overført fra Beneficiary Module til CIGNA. Derfor skal ovenstående foretages senest 14 dage før den frivilliges afrejse.

OBS: Da der pt. stadig kan opleves udfordringer med registrering i Beneficiary Module, bør alle tilskudsmodtagere hurtigst muligt gå i gang med at registrere nuværende og kommende frivillige i Beneficiary Module, så det ikke risikeres at en tilskudsmodtager står med udfordringer, som ikke kan løses inden overgangsperiodens udløb. Vær desuden opmærksom på, at hverken tilskudsmodtager eller deltager modtager bekræftelse fra CIGNA. Det er derfor vigtigt at tilskudsmodtager nøje sikrer at ovenstående er i orden.

Hvis du har spørgsmål til CIGNA og PASS kontakt, så kontakt os på

Hvis du har spørgsmål til Beneficiary Module kontakt  

Opholdstilladelse

Det er tilskudsmodtagers ansvar at sikre, at alle frivillige har de nødvendige opholdstilladelser. Orienter dig i reglerne hos Styrelsen for International Rekruttering og Administration (SIRI).

Øvrige dokumenter

Find også mere information i info-kittet til volontører, hvor de vigtigste oplysninger er samlet.

Formidling af dit projekt       

Formidling af projektet for frivillige er en del af administrationen.

Behandling af data og personoplysninger

Europa-Kommissionen stiller forskellige IT-systemer til rådighed, som skal anvendes i forbindelse med administrationen af jeres tilskud fra Det Europæiske Solidaritetskorps. Alle data, som indtastes i de forskellige IT-systemer, bliver opbevaret i databaser hos Europa-Kommissionen.

Klagevejledning

Du har mulighed for at klage over denne afgørelse til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (www.ufm.dk). Klagen sendes til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (klage@ufm.dk). Du må gerne notere i overskriften/emnefeltet, at klagen vedrører Det Europæiske Solidaritetskorps (ESC).


Hjælp til administrationen   

Har du spørgsmål til afrapportering eller bilag, kontakt 

Har du spørgsmål vedr. evt. ændringer i jeres godkendte projekt for frivillige, kontakt  eller 

Har du spørgsmål vedr. evt. ændringer i jeres godkendte solidaritetsprojekt, kontakt 


 

Senest opdateret 15. juli 2022