Mobilitetsophold for studerende og ansatte
Fysisk, virtuel eller "blended" mobilitet
Europa-Kommissionen giver grundet udbredelsen af Covid-19 mulighed for, at dele af studie- og praktikophold for studerende samt undervisnings- eller efteruddannelsesophold for ansatte i program- og partnerlande kan gennemføres som et helt eller delvist virtuelt ophold ("blended mobility") fra efteråret 2020 og indtil andet udmeldes. Der er derfor forskellige muligheder for ophold fra efteråret 2020.
- Fysisk mobilitet
Hvis deltageren gennemfører opholdet fysisk i modtagelandet, betragtes opholdet som et normalt Erasmus+-ophold. Opholdet registreres som et normalt ("physical") ophold i Mobility Tool+. - Fysisk mobilitet med delvis, ikke-planlagt virtuel mobilitet pga. Covid-19
Hvis et fysisk ophold uplanlagt og pga. Covid-19 delvist omlægges til at foregå virtuelt, men fuldføres, betragtes opholdet som force majeure. Deltageren må modtage stipendium i hele mobilitetens varighed, også selvom aktiviteten foregår delvist online, hvis institutionen ønsker det, men det anbefales at aftale en lavere eller differentieret stipendiesats. Opholdet registreres som et fysisk ("physical") ophold, men markeres som force majeure (se nedenfor). - Virtuel mobilitet
Hvis deltageren følger ren virtuel undervisning hele opholdet uden at rejse ud, er der tale om et virtuelt ophold. Der gives ikke stipendium til deltageren, men institutionen modtager OS-midler. Krav til aftaledokumenter m.m. er som ved et normalt ophold, men Grant Agreement tilpasses.
Opholdet registreres som et virtuelt ("virtual") ophold i Mobility Tool+. - Planlagt "blended" mobilitet
"Blended" mobilitet er et mobilitetsophold, som er planlagt til at bestå af et fysisk ophold i modtagerlandet og en periode med virtuel mobilitet fra hjemlandet. Der gives kun tilskud til deltagerens ophold i den periode, hvor det fysiske ophold finder sted. Der gives ikke stipendium til virtuel mobilitet, når mobilitetsdeltageren ikke befinder sig i modtagerlandet.
Opholdet registreres som et "blended" ophold i Mobility Tool+, hvis der er tale om et planlagt ophold.
Se mere om registrering i i Mobility Tool+ nedenfor.
Hvis et fysisk ophold i udlandet uforudset må afbrydes eller aflyses grundet Covid-19, kan institutionen vælge at bruge regler om force majeure til at dække ikke-refunderbare udgifter. Se mere under Force majeure nedenfor.
Formelle krav til varigheden af mobilitetsophold
Et mobilitetsophold skal planlægges, så længden af det fysiske ophold lever op til minimumsvarigheden som anført i Erasmus+ Programguide 2020 (side 35-40). Minimumskravet falder bort ved force majeure.
Online Linguistic Support (OLS)
OLS-licenser kan anvendes som vanligt, uanset om det er et virtuelt eller fysisk ophold.
Dokumentationskrav
Dokumentationskravene er uændrede ved de følgende typer af ophold:- Fysisk ophold
- Fysisk mobilitet med delvis, ikke-planlagt virtuel mobilitet pga. Covid-19 (hvis opholdet fuldføres, og der ikke dækkes ekstra udgifter)
- Planlagt "blended" ophold (Grant Agreement tilpasses, da der ikke udbetales stipendium for den virtuelle del af opholdet)
- Rent virtuelt ophold (Grant Agreement tilpasses, da der ikke udbetales stipendium
- Force majeure, hvor der dækkes ekstra udgifter: Institutionen skal indhente og opbevare dokumentation for udgifterne, der dækkes, fra deltageren, da de skal kunne fremvises hvis projektet udtrækkes til revision eller de efterspørges i forbindelse med afrapportering af projektet. Bilagene skal ikke sendes til styrelsen, med mindre de efterspørges, når der dækkes udgifter op til det planlagte stipendium. Hvis der dækkes udgifter ud over det planlagte stipendium, skal de indsendes sammen med afrapporteringen af projektet.
- Force majeure, hvor mobiliteten afbrydes af deltager eller modtageinstitution: Bekræftelse på afbrydelse indsendes sammen med afrapporteringen af projektet.
- Bemærk, at en tro- og love-erklæring fra deltager ikke kan anvendes som dokumentation for afholdte udgifter.
- Udgifter, som afholdes i budgetkategorien Exceptional Costs: Dokumentation for faktiske udgifter indsendes til styrelsen ved afrapportering af projektet.
Force majeure
Brug af force majeure
Erasmus+ programguiden definerer force majeure på følgende måde: "An unforeseeable exceptional situation or event beyond the participant's control and not attributable to error or negligence on his/her part."
Force majeure-klausulen giver mulighed for, at styrelsen kan godkende, at institutionen bruger projektmidler til at dække ikke-refunderbare udgifter, som mobilitetsdeltageren har afholdt, fx forudbetalt husleje eller ekstraordinære udgifter til hjemrejse. Der kan derfor kun ansøges om force majeure, hvis der er tale om en planlagt fysisk mobilitet.
Fra 30. november 2020 er der igen indført ny praksis for, hvordan institutionerne kan behandle force majeure-sager, når der er tale om planlagt fysisk mobilitet, som påvirkes af Covid-19. Den nuværende praksisændring skyldes, at der igen er sket en stor udvikling i smittetallet. Den nye praksis gælder fra 30. november 2020 og indtil andet udmeldes. Institutionerne kan vælge at implementere denne praksis bagudrettet for afsluttede sager fra efterårssemesteret 2020.
Institutionen kan selv tage stilling til force majeure-sagen. Sagerne skal ikke godkendes enkeltvist af styrelsen, men vurderes samlet set ved afrapportering af projektet. Det er en forudsætning for godkendelsen, at der dækkes i overensstemmelse med retningslinjerne og at institutionen har overskydende midler i det relevante projekts budget (KA107: land) til at dække udgifterne. Hvis der godkendes ekstra udgifter, forudsættes der, at der er tale om rimelige, ikke-refunderbare udgifter, at institutionen kan dokumentere udgifterne.
Retningslinjer: Scenarier for håndtering af force majeure-sager pga. Covid-19
Mobilitetsdeltagere har krav på stipendium for den faktiske varighed af den del af opholdet, som er gennemført i modtagelandet. Hvis der er tale om tilbagebetaling, har de krav på at vente til mobiliteten er afsluttet.
I dokumentet nedenfor angives en vejledning for håndtering af forskellige scenarier. Kontakt styrelsen i tvivlstilfælde.
Force majeure-sager for planlagt fysisk mobilitet, som afbrydes eller aflyses pga. andre årsager end Covid-19
Force majeure-sager, som ikke har relation til Covid-19, skal godkendes enkeltvis af styrelsen. Anmodning om dækning af udgifter under force majeure-klausulen sendes til relevant kontakt i styrelsen, når institutionen har samlet de nedenstående oplysninger. Hvis institutionen har flere anmodninger, puljes de gerne sammen, evt. i en Excel-fil.
I anmodningen angives:
- projektnummer, f.eks. KA103-2019-0XX
- mobilitetsnumre, f.eks. XXXXX-MOB-XXXXX
- udgiftstyper og beløb
- årsag til afbrydelsen af opholdet.
Dokumentation for force majeure
Institutionen skal indhente og opbevare dokumentation for udgifterne, der dækkes. Se "Dokumentationskrav" nedenfor og "Retningslinjer for håndtering af forskellige force majeure-scenarier pga. Covid-19" ovenfor.
Registrering af force majeure i Mobility Tool+
Se "Registrering af force majeure i Mobility Tool+" nedenfor.
Tidligere praksis for force majeure i 2020
Den ”normale” force majeure-praksis i Erasmus+-projekter er, at Uddannelses- og Forskningsstyrelsen skal tage stilling til hver enkelt sag individuelt. Denne praksis blev afveget med bemyndigelse fra Europa-Kommissionen fra i foråret 2020, hvor der pga. Covid-19 var en voldsom udvikling i smittetal og dermed mobiliteter, der blev afbrudt. Det er beskrevet på vores side om "Aflyste og udsatte aktiviteter i foråret 2020 inden for Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps".
I perioden fra ultimo juni og frem til december 2020 skulle force majeure-sager godkendes individuelt af styrelsen.
Den nuværende praksisændring skyldes, at der igen er sket en stor udvikling i smittetallet. Den nye praksis gælder fra 30. november 2020 og indtil andet udmeldes. Institutionerne kan vælge at implementere denne praksis bagudrettet for afsluttede sager fra efterårssemesteret 2020.
- Aflyste og udsatte aktiviteter i foråret 2020 inden for Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps
Organisational support
Sendeinstitutionen modtager "organisational support" uanset om et ophold er virtuelt eller fysisk eller force majeure.
Aflyste ophold, hvor der ikke dækkes ekstraudgifter under force majeure-klausulen, udløser ikke "organisational support."
Ekstraordinære udgifter til fx licenser til virtuelle mødeplatforme og tvungen coronatest
Det er muligt at få dækket op til 75% af tilskudsberettigede udgifter til fx køb eller leje af udstyr, som er nødvendige for at gennemføre virtuelle eller "blended" mobilitetsaktiviteter. Eksempel herpå er køb af licenser til virtuelle mødeplatforme. Tilskudsmodtager skal begrunde og redegøre for nødvendigheden af køb eller leje af udstyr, og de ekstraordinære udgifter skal dokumenteres med kopi af fakturaer/kvitteringer.
Det er også muligt at bruge stipendiemidler til at dække 75 % af faktisk afholdte udgifter til Covid-19-test, karantænehotel o.lign., såfremt det er et krav fra myndighederne. Bemærk, at I skal have overskydende midler i det relevante projekt til at dække udgiften, og at I skal kunne dokumentere den afholdte udgift. Udgiften falder ind under budgetkategorien "Exceptional Costs for Services and Equipments".
Styrelsen skal godkende hver enkelt sag, så kontakt den relevante sagsbehandler for vejledning.
Dokumentation for udgifter under Exceptional Costs skal uploades som bilag til afrapporteringen, når projektet afsluttes.
Tillægskontrakt til "blended" mobilitet og ekstraordinære udgifter
Tilskudsmodtagere med igangværende projekter har fået tilbudt en tillægskontrakt med styrelsen i juli/august 2020.
Indgåelse af tillægskontrakten er en forudsætning for, at mobilitetsophold kan gennemføres som "blended mobilitetsophold", eller at der kan dækkes ekstraordinære udgifter som beskrevet under "Ekstraordinære udgifter...".
Registrering i Mobility Tool+
Mobility Tool+ er tilpasset, så der kan vælges fysisk, virtuel eller "blended" mobilitet.
Registrering af fysisk ophold i Mobility Tool+
Et fysisk ophold, der gennemføres som sådan, registreres ved at vælge fysisk ophold i drop down-menuen.
Hvis et planlagt fysisk ophold afbrydes eller gennemføres helt eller delvist virtuelt, eller der er behov for at dække ikke-refunderbare udgifter, registreres det som force majeure. Se "Registrering af force majeure i Mobility Tool+".
Hvis deltager har afbrudt opholdet i en periode, registreres det som "interruption days".
Registrering af rent virtuelt ophold uden fysisk ophold i modtageland i Mobility Tool+
Et planlagt rent virtuelt ophold registreres som som virtuelt ophold i drop down-menuen. Når der indtastes datoer for opholdet, udregnes der ikke stipendium.
Registrering af "blended" ophold i Mobility Tool+
Hvis deltager har været på et planlagt "blended" ophold, som omfatter en fysisk mobilitetsperiode i modtagelandet og en periode med virtuel mobilitet hjemmefra, registreres det som et "blended" ophold. Datoerne for hhv. fysisk og virtuel del af opholdet kan nu defineres (virtuel periode i "virtual mobility dates" og fysisk periode i "start date - end date"). Der udregnes kun stipendium for den fysiske periode.
Registrering af force majeure i Mobility Tool+
Force majeure-sager indtastes i Mobility Tool+ under den relevante mobilitetsdeltager.
Hvis opholdet var planlagt til at foregå fysisk, vælges "physical mobility". Start med at registrere den planlagte mobilitetsvarighed og gem mobiliteten. Afkryds herefter i force majeure og tilret periode og beløb. Husk at angive "covid" eller "corona" samt udspecificering af sagen i kommentarfeltet. Gem mobiliteten.
Se detaljeret vejledning i skemaet under "Force majeure", "retningslinjer for håndtering af forskellige force majeure-scenarier pga. Covid-19", og kontakt styrelsen i tvivlstilfælde.
Yderligere oplysninger
Har du spørgsmål til gennemførelsen af jeres projekt, herunder ansøgning om forlængelse, så skriv til videregaaendeuddannelse@ufm.dk (husk at angive dit sagsreferencenummer).
Har du spørgsmål til slutrapport eller registrering i Mobility Tool+, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk
