Administrer et Erasmus+ Cooperation Partnership fra 2021

Kontraktbilag

Din kontrakt henviser til disse fire dokumenter. Det er de regler, du skal følge, når du administrerer Erasmus+ projektet.

• Annex I - Grant Agreement - General Conditions - (multi-beneficiary) (pdf)
• Annex III  - Financial and contractual rules - (multi-beneficiary) (pdf)
• Annex IV -Applicable Rates (pdf)
• Annex V - Mandate (docx)

Hvis du har spørgsmål til kontraktbilagene, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk

Administrative dokumenter 

De administrative dokumenter hjælper dig, når du administrerer dit tilskud i løbet af projektperioden, og når du skal afrapportere dit tilskud i Beneficiary Reports Module (afrapporteringsmodul).

Samarbejdsaftale mellem projektpartnere

Et cooperation partnership er et samarbejdsprojekt med flere partnere involveret. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at indgå en samarbejdsaftale.

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen har udarbejdet en kort vejledning om, hvad en samarbejdsaftale kan indeholde. 

• Vejledning om udarbejdelse af samarbejdsaftale

Skabeloner til dokumentation af afholdte aktiviteter og udgifter

Det er vigtigt, at du fra starten af projektperioden får et overblik over dokumentationskrav for de forskellige typer aktiviteter, som I gennemfører i løbet af projektet. For at lette din administration er herunder nogle skabeloner, som du kan anvende.

• Skabelon til deltagerbevis (docx)
• Skabelon til deltagerliste (docx)
• Skabelon til dokumentation for grøn rejse (docx)
• Dokumentation for kørsel i egen bil (docx)
• Tro og love erklæring (docx)
• Solemn declaration (docx)
• Hjælp til beregning af tilskud til rejseomkostninger
• Skabelon til registrering af arbejdstid ved intellectual outputs (xlsx)
• Dokumentation for tilknytning til organisation (docx)

Valutakurs

I jeres kontrakt under artikel I.4.10 finder du kravene til omregning af forskellige valutaer til euro. Du kan også få hjælp ved klikke på linket.

• Hjælp til udregning af valutakurs (pdf)

Underskrifter

I retningslinjerne for underskrifter kan du læse mere om, hvornår en underskrift skal være fysisk, og hvornår du kan anvende digital underskrift, når du skal underskrive de forskellige dokumenter, der anvendes inden for Erasmus+.

• Hent retningslinjer for underskrifter

Hvis du har spørgsmål til skabeloner, beregning af valutakurs eller retningslinjer for underskrifter, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk

Programme Guide  

Alle regler for et Erasmus+ Cooperation Partnership 2021 for dagtilbud, grundskole og ungdomsuddannelse findes i Programme Guide.

• Programme Guide 2021

Beneficiary Module

Beneficiary Module (BM) er det system, som du skal anvende til at administrere jeres tilskud fra Erasmus+, så du og dine partnere hele tiden har overblik over jeres forbrug. Det er også i dette system, at afrapportering for projektet skal udarbejdes.

• Læs om Beneficiary Module (BM)

Hvis du har spørgsmål til administrationen af jeres projekt i Beneficiary Module eller Mobility Tool+, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk

ORS-Organisation Registration System  

I Organisation Registration System registreres oplysninger om organisationer, der søger om tilskud, eller som er partnere i et Erasmus+ projekt.

Hvis der sker ændringer i oplysninger om jeres organisation under et projektforløb, er det vigtigt, at I opdaterer oplysningerne i Organisation Registration System (ORS) og informerer Uddannelses- og Forskningsstyrelsen om ændringerne. Send oplysningerne til ufs-tilskud@ufm.dk.

Du kan også se her, hvordan du f.eks. ændrer kontaktperson eller uploader dokumenter i Organisation Registration System.

• Se om Organisation Registration System

Hvis du har spørgsmål til ændring af jeres kontaktoplysninger i ORS, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk

Formidling af dit projekt

Formidling af Erasmus+-projektet er en del af administrationen. Det er vigtigt, at du husker at bruge logoet for Erasmus+ i forbindelse med formidlingen eller ved offentliggørelse af fremstillede produkter.

• Læs om formidling og krav til brug af EU-emblem
• Her finder du EU-emblemet

Hvis du har spørgsmål til formidling af dit projekt, så kontakt Simone Hvid Nielsen eller Inga Dorothea Carlotta Ejsmont.

Interim

Hvis dit projekt varer længere end 2 år, skal du midtvejs i projektforløbet udarbejde en interimrapport. Du vil få besked fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, når skabelonen er klar til udfyldelse i Beneficiary Reports Module (BM). Rapporten skal beskrive fremdrift og implementering fra projektets start og frem til tidspunktet for udarbejdelsen af rapporten. Hvis der er blevet anvendt mere end 70 pct. af projektets 1. rateudbetaling (skal fremgå af budgettet i Beneficiary Reports Module (BM)), kan du anmode om 2. rate af projektbevillingen ved indsendelsen af interimrapporten. Rapporten bliver vurderet af styrelsen, og I vil derefter modtage en kort vurdering af interimrapporten.

Bemærk, at projekter med en varighed under 2 år ikke skal udarbejde en interimrapport.

Hvis du har spørgsmål til interimprocessen, kan du kontakte Simone Hvid Nielsen eller Inga Dorothea Carlotta Ejsmont.

Final report

Når dit projekt er slut, skal du skrive en final report (afrapportering). Skemaet til denne er tilgængelig i Beneficiary Reports Module fra projektets start, så der løbende kan arbejdes på den.

Du har 2 måneder fra projektets slutdato til at indsende afrapporteringen via Beneficiary Reports Module (BM). Husk løbende at opdatere budgettet i Beneficiary Reports Module, da budgettet skal være færdigt, inden afrapporteringen udfyldes, så data fra budgettet kan komme med. Du skal også stille dine resultater til rådighed for offentligheden samt uploade disse på Erasmus+ Project Results Platform. Afrapporteringen bliver vurderet af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen samt eksterne eksperter, og du vil efter endt vurdering modtage evalueringen samt besked om den sidste rateudbetaling.

• Erasmus+ Project Results Platform

Et par gode råd

I vejledningen ´Sådan udarbejder du en KA2 afrapportering´ finder du råd og vejledning om din afrapportering.

• Sådan udarbejder du en KA2 afrapportering

Hvis du har spørgsmål til udarbejdelsen af jeres afrapportering, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk

Behandling af data og personoplysninger

Europa-Kommissionen stiller forskellige IT-systemer til rådighed, som skal anvendes i forbindelse med administrationen af jeres Erasmus+-tilskud. Alle data, som indtastes i de forskellige IT-systemer, bliver opbevaret i databaser hos Europa-Kommissionen.

• Læs om Europa-Kommissionens opbevaring og beskyttelse af dine data

Klagevejledning

Du har mulighed for at klage til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (www.ufm.dk) over retlige forhold i forbindelse med afgørelser vedrørende Erasmus+. En eventuel klage sendes til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (klage@ufm.dk). Du må gerne notere i overskriften/emnefeltet, at klagen vedrører Erasmus+.