Hvor vi i sidste nyhedsbrev spurgte UCN, UCSyd og UCL om, hvordan deres udrulning af esas var gået, følger vi i dette nyhedsbrev op med implementeringshistorier fra KP og Absalon, der efter planen havde go-live 14 dage senere.
Professionshøjskolen Absalon
Gitte Saltoft Christiansen, implementeringsprojektleder på Absalon, fortæller:
”Her halvanden måned efter go-live er vi ikke helt dér, hvor vi gerne ville være. Det er gået godt med at få bygget uddannelsesstrukturerne op inde i esas, så de fleste strukturer er på plads. Men arbejdet med at rydde op i, forstå og bruge de konverterede data har været langt større end forventet. Så esas er ikke i brug på grunduddannelsen endnu, men vi arbejder hårdt på det og er i tæt dialog med projektet og de andre institutioner om, hvordan vi kommer bedst i mål. Hertil kommer, at der pt. er nogle performanceproblemer i systemet og også nogle udfordringer på optagelsesområdet, som selvfølgelig også påvirker os.
Til gengæld har vi fint hul igennem til vores efter-/videreuddannelse. Efter bare fire dage kunne folk tilmelde sig kurser hos os uden problemer. Som med alt andet nyt skal vi selvfølgelig vænne os til sagsbehandlingen på vores side, men udadtil kører den del rigtig fint.”
Hvordan gik selve dagen for jeres go-live?
”I konverteringsweekenden op til go-live deltog vores 23 superbrugere og institutionsspecialister i selve ’smoketesten’. Vi havde fået lov til at samles fysisk - med behørig afstand - og der var god stemning. Konverteringen gik alt i alt fint og uden overraskelser, så det var en rigtig ’yes’-oplevelse. Til go-live om mandagen havde vi sendt goodie-bags hjem til alle vores studieadministrative medarbejdere, og der blev afholdt intro- og statusmøder i løbet af dagen. Vi har generelt haft meget fokus på information og forventningsafstemning, samtidig med at vi har forsøgt at få så mange som muligt ind i esas for at hjælpe med at tjekke data og begynde at lære systemet at kende.”
Hvordan har stemningen været?
”Det er klart, at vi har en del studieadministrative medarbejdere, som lige nu sidder og venter på at komme i gang med at bruge esas til deres arbejde. De må arbejde med manuelle processer indtil da, og det giver noget frustration og bekymring omkring arbejdsopgaver, der presser sig på. Vi skal nemlig også have styr på de gamle data, og det bokser vi noget med. Men jeg oplever en optimisme hele vejen rundt i forhold til selve systemet - forventningen er, at det bliver godt.
Dem der arbejder med efter-/videreuddannelsen synes, at esas er et godt værktøj. Sagsbehandlingen fungerer godt, og de nye muligheder med lister, udtræk og søgninger kommer til at give os alle et super overblik. Tidligere sad vi med håndholdte excel-ark for at skabe overblik – det bliver en lettelse at kunne udfase dem.”
Københavns Professionshøjskole
Birgitte Merris-Vejlund, implementeringsprojektleder på KP, fortæller:
”Hos os har vi oplevet, at udrulningen af esas er kørt lidt i bølger. Der har været dage med kvantespring og aha-oplevelser og dage, hvor det mere er gået et skridt frem og to tilbage. Lige nu står vi ikke i den bedste periode.
På den positive side er vi ved at være i mål med opbygningen af de fleste af vores uddannelsesstrukturer, og grundstrukturen i alle integrationer fungerer. Til gengæld sidder vi med store mængder konverteret data, som skal rettes og på plads, og det kræver en tæt dialog med projektet for at kunne planlægge, hvordan vi kommer i mål. Det tager tid, og det skaber frustration hos dem, der sidder og venter på at komme i gang med den daglige drift og planlægning inde i systemet. Det positive er, at alle vildt gerne vil i gang, men arbejdet med de konverterede data er en stopklods lige nu. Vi nærmer os en eksamensperiode, så vi bliver nødt til at begynde at sætte eksaminer op i esas, men må dobbelttjekke og tilrette alle de studerendes data manuelt.
Vores videreuddannelse er til gengæld i større grad kommet i gang. De er langt hen ad vejen i drift, og det virker.”
Hvordan gik selve dagen for jeres go-live?
”I konverteringsweekenden op til go-live havde vi om søndagen samlet 25 superbrugere og institutionsspecialister virtuelt til ’smoketesten’. Vi havde lavet et setup, hvor vi ud over det åbne Skype-møde med projektet havde et internt Teams-rum kørende til at løse de mindre ting. Det var en super god dag, på trods af at vi ikke kunne møde fysisk op. Dagen fløj afsted.
I de første dage efter go-live var esas åben for dem, der havde deltaget i konverteringsweekenden og hurtigt derefter også for videreuddannelse og vores optagelsesenhed, så de kunne forberede kvote 2-optag den 15. marts. Omkring 10 dage efter fik alle adgang, så de kunne gå i gang med at lære systemet at kende.
Forud for go-live havde vi sendt en lille pakke ud til alle i studieadministrationen med en vejledning til de nye begreber, en fjollet sang og lidt chokolade. Med inspiration fra UCN lavede vi også en esas-quiz, hvor der skulle ledes efter spor inde i esas. Siden har vi kørt en række interne webinarer og workshops. Dem kører vi, når der er en funktion, vi bliver stærkere i – næste gang er det fx fakturering.”
Hvordan har stemningen været?
”Her hvor vi står nu, er der selvfølgelig meget frustration. Men der er også gåpåmod – fx har nogle kastet sig ud i at lave deres egne avancerede søgninger og dashboards og delt med kollegerne. Vi er optimistiske, men der nogle svære nødder at knække med de konverterede data.
På videreuddannelsen fornemmer jeg, at esas gør det bedre end SIS. Det skal vi også nok opleve på resten af området, når alle funktionaliteter kommer i spil. Avanceret søgning er et eksempel på noget rigtig godt nyt i esas - vi skal bare lære det at kende.
På samarbejdssiden har det fungeret godt. Den virtuelle floorwalking med support fra leverandøren og hypercare-møder med projektet har været til stor hjælp. Og vi har udviklet et super stærkt netværk på tværs af sektoren, hvor vi lærer af hinanden, sparrer og videndeler – det har været guld værd. Og det vil helt sikkert også hjælpe den sidste implementeringsbølge til efteråret.”