Forud for implementeringen af den fælles kontoplan anbefales en række projektledelses- og planlægningsaktiviteter, der vil klæde institutionen godt på til at implementere den nye fælles kontoplan.
A.1: Løbende projektledelse (pdf)
Da implementering af fælles kontoplan strækker sig over længere tid, anbefaler styrelsen, at institutionen arbejder aktivt med løbende projektledelse. Den løbende projektledelse kan med fordel understøttes ved at arbejde med fire centrale elementer, nemlig tids- og aktivitetsplan, interessentlandskab, kommunikationsplan og risikolog. Du kan læse mere om disse elementer her, samt i fase C.1 Udarbejdelse af kommunikationsplan.
A.1.3: Risikolog (xlsx)
God løbende projektledelse understøttes af risikostyring, hvor institutionen, blandt andet ved hjælp af en risikolog, kan arbejde med at identificere, forebygge og afhjælpe projektets risici. I værktøjskassen er der tilføjet en skabelon til en risikolog, som findes i excel format ovenfor og her.
A.2: Nedsættelse af projektgruppe (pdf)
Det kan være en fordel at implementeringen af den fælles kontoplan gennemføres i en projektorganisation, da implementeringsopgaven er udviklingspræget, kræver forskellige fagligheder på tværs af organisationen og er afgrænset i tid og ressourcer. Til at afdække projektets omfang og behovet for en projektgruppe kan den enkelte institution med fordel trækker på aktiviteterne i A3 Planlægning af projekt, B1 Afklaring af styringsambition, B2 Gennemførelse af parathedsvurdering. Du kan læse mere om nedsættelse og bemanding af projektgruppe her.
A.3: Planlægning af projekt (pdf)
Som introduceret i A.1 Løbende projektledelse er det en fordel, hvis institutionen udarbejder en tids- og aktivitetsplan for implementeringen af den fælles kontoplan. For at understøtte planlægningen af det forstående implementeringsarbejde, er der udarbejdet en skabelon til en tids- og aktivitetsplan i Excel, som institutionen kan anvende i planlægningen heraf.
A.3: Tids- og aktivitetsplan (xlsx)
A.4: Gennemførelse af lokalt kick-off møde (pdf)
Et kick-off møde med den enkelte institution og Uddannelses- og Forskningsstyrelsen gennemføres som noget af det første i implementeringsprocessen. Formålet med kick-off mødet er at starte samarbejdet op, afstemme forventningerne og fastlægge rammerne for implementeringen af den fælles kontoplan. Desuden fungerer styrelsen som institutionens sparringspartner i det løbende arbejde med implementeringen af den fælles kontoplan. Du kan læse mere om kick-off mødet og dets formål og forventede resultater her.
Spørgsmål eller kommentarer? Skriv til faelleskontoplan@ufm.dk