C. Registreringsstruktur og krav til systemer

Det indebærer en konkret vurdering af, hvorvidt der skal etableres et nyt regnskab eller om det eksisterende skal justeres i forhold til den nye fælles kontoplan. Til dette er det hensigtsmæssigt at udarbejde en kommunikationsplan samt at fastlægge styringsgrundlag, undervisningsbehov, roller og processer.

Herunder kan du læse om og få inspiration til, hvordan den enkelte institution kan benytte de forskellige værktøjer.

C.1: Udarbejdelse af kommunikationsplan (pdf)

Da ændringerne i registreringsrammen berører store dele af organisationen, er det vigtigt, at institutionen tager stilling til, hvordan organisationen informeres og hvornår i implementeringsprocessen. Derfor er det en god idé, at institutionen allerede i opstartsfasen planlægger kommunikationsaktiviteter, hvor der tages stilling til hvem, hvordan og hvornår. Udarbejdelsen af institutionens kommunikationsplan er tæt forbundet til interessentanalysen og projektets tids- og aktivitetsplan, som blev introduceret i fase A.1. Det er derfor en god start for institutionen at kortlægge det fulde interessentlandskab før kommunikationsplanen udarbejdes. Du kan læse mere om og få gode råd til udarbejdelsen af kommunikationsplanen her. Herunder finder du også skabeloner, som kan være behjælpelige i udarbejdelsen af kommunikationsplanen.

C.1.2: Kommunikationsmilepælsplan (docx)

For at skabe overblik over kommunikationsaktiviteterne beskrives og fastlægges de relevante kommunikationsmilepæle i implementeringsarbejdet. Formålet med kommunikationsmilepælsplanen er tidligt i implementeringsprojektet at få et overblik over de forventede milepæle og derefter løbende udvikle planen. Til understøttelse af milepælsplanen har Styrelsen udarbejdet en skabelon, som den enkelte institution med fordel kan anvende. 

C.1.3: Kommunikationsplan (docx)

Når målgrupper og milepæle er beskrevet, er det muligt for institutionen at udarbejde tids- og handlingsplaner, som beskriver konkrete kommunikationsaktiviteter. Du finder en skabelon til udarbejdelsen af en kommunikationsplan ovenfor eller her.

C.2: Fastlæggelse af undervisningsbehov og roller (pdf)

Formålet med denne aktivitet er at vurdere, hvad behovet for uddannelse og træning vil være i forbindelse med den nye registreringsramme. Det er derfor også relevant for institutionen at tænke behovet for undervisningsaktiviteter ind i henholdsvis tids- og aktivitetsplanen og kommunikationsplanen. Det første skridt i denne fase er dog er at kortlægge, hvilke medarbejdere og hvilke dele af institutionen der påvirkes af implementeringen af den fælles kontoplan. Planlægningen af undervisnings-og træningsaktiviteterne skal således tage udgangspunkt i en kortlægning af de fremtidige roller og opgaver i organisationen, som er uddybet i fase C.6. Når institutionen har kortlagt de fremtidige roller for deres medarbejdere i forbindelse med implementeringen af den fælles kontoplan, kan de forskellige gruppers undervisnings- og træningsbehov fastlægges. Uddannelsesindsatsen skal tage udgangspunkt i den fremadrettede styring, og den skal tilrettelægges efter, hvor stor en grad af forandring det skaber for medarbejderne. Dog er der mange måder at fastlægge og beskrive, hvilke undervisnings- og træningsbehov som er væsentlige for den enkelte institution. Derfor kan du her finde et eksempel på, hvordan undervisnings- og træningsbehovet er beskrevet for de forskellige roller.

C.3: Fastlæggelse af styringsgrundlag (pdf)

Formålet med denne aktivitet er at få omsat styringsbehov og designprincipper i en struktur, der, udover de obligatoriske dimensioner i den fælles kontoplan, kan danne grundlag for valg af dimensioner og dimensionsværdier i den nye registreringsramme. Målet med at opstille en styringsmodel er at binde den fælles kontoplan sammen med styringsbehov, økonomimodellen, registreringsrammen og data. Dermed er målet med styringsmodellen, at de eksterne krav i den fælles kontoplan kobles med den interne styring for at skabe mest mulig værdi for institutionen. Du kan få inspiration til, hvordan institutionen kan arbejde med styringsmodellen, samt nogle af de overvejelser institutionen med fordel kan inddrage i dette arbejde.

C.4: Fastlæggelse af dimensioner og dimensionsværdier (pdf)

Formålet med denne aktivitet er at få omsat de definerede styringsbehov, styringsambition og designprincipper, som er beskrevet i fase B.1 og B.3, til en konkret registreringsramme i systemerne. Aktiviteten skal have fokus på følgende hovedområder:

• Vurdering af behov for sagsmodul
  Afdækning af behov for sagsmodulet og dets funktionalitet til at understøtte den nye registreringsramme og styringsbehovene i institutionens regnskab. Er beskrevet i dybden med værktøjer som kan være behjælpelige i afklaringen vedrørende anvendelsen af sagsmodulet under C.4.1.

• Afklaring af dimensioner
  Afdækning af de dimensioner, som skal understøtte de styringsbehov, der blev identificeret i C.3. Vurderingen af hvilke dimensioner, der skal anvendes udover de fire obligatoriske i den fælles kontoplan er baseret på den tekniske vurdering i C.4.1. Det er i den forbindelse relevant at fremhæve Økonomistyrelsens anbefaling om, at institutionen ikke anvender mere end maksimalt tre frie dimensioner ud over de fire obligatoriske for at holde registreringsrammen mere simpel. Du kan finde inspiration til opsætning af dimensioner under C.4.2.

• Opsætning af nummerlogik
  Afdækning af behovet for at indtænke logikker i eksempelvis nummereringen af dimensionerne og dimensionsværdierne for at kunne understøtte en hensigtsmæssig kontering. Du kan læse mere om opsætningen af nummerlogik og struktur for registreringsrammen under C.4.3.

• Udarbejdelse af dimensionsværdier
  Opsætning af dimensionsværdier/sager og sagsopgaver, som skal understøtte registreringsrammen. Her er det væsentligt, at de værdier, som skal være omdrejningspunktet for styringen, afspejler den fælles kontoplan samt styringsgrundlaget og de styringsbehov, som er defineret i fase B.1 og C.3. Du finder relevante værktøjer til at opsætningen af dimensionsværdier under C.4.4.

C.5: Vurdering af behov for etablering af nyt regnskab (pdf)

Inden institutionen påbegynder den tekniske etablering af registreringsrammen er det en god idé at foretage en vurdering af, om registreringsrammen skal etableres i det nuværende regnskab, eller om der skal oprettes et nyt regnskab. I denne fase finder du derfor værktøjer, som kan hjælpe institutionen med at foretage denne vurdering.

C.6: Fastlæggelse af processer og roller (pdf)

Formålet med, at institutionen fastlægger processer og roller er at opnå en robust udvikling, implementering og efterfølgende drift af den fælles kontoplan. Fastlæggelsen af roller er med til at skabe klarhed for medarbejderne og bidrager til en tværgående forståelse af, hvem der løfter hvilke opgaver, og hvordan disse håndteres processuelt. Derfor anbefales det, at særligt tre roller fastlægges og beskrives.

• Supportrollen
  De udvalgte medarbejdere, som varetager supportrollen på institutionen, har det overordnede ansvar for at yde support til brugerne af registreringsrammen, og sikre at brugerne anvender denne efter hensigten. Under C.6.1 finder du yderligere beskrivelser af en række relevante dokumenter og vejledninger, som institutionen med fordel kan overveje at udarbejde for at understøtte supportmedarbejderne samt bidrage til, at brugerne anvender den nye registreringsramme korrekt.
• Data- og procesejeren
  Data-og procesejernes overordnede ansvar er at bidrage til, at der dannes et retvisende datagrundlag i institutionen samt at sørge for, at processerne er i overensstemmelse med institutionens behov. Du kan læse mere om data- og procesejerens ansvar og opgaver under C.6.2.
• Administratoren
  Etableringen af den nye registreringsramme medfører et øget pres på administratorrollen, som skal varetage og håndhæve drift og vedligehold af registreringsrammen. Administratorernes overordnede ansvar er at bidrage til, at den grundlæggende struktur i den nye registreringsramme opretholdes. Under C.6.3 kan du læse mere om, administratorens ansvarsområder og opgaver, samt hvordan de kan forholde sig til ændringer og vedligeholdelse af registreringsrammen.

C.7: Etablering af registreringsramme (pdf)

Formålet med denne aktivitet er at beskrive, hvordan selve opsætningen af strukturen for registreringsrammen etableres i de relevante systemer. Med udgangspunkt i de tidligere aktiviteter i C.4 og C.5 etableres et nyt regnskab, sagsmodul og dimensioner i systemerne. Du kan læse mere om etableringen disse elementer her.